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Les informations suivantes ne sont pas renseignées dans config/legal.php
ou dans le .env de cette instance :
- Adresse de la collectivité (LEGAL_CLIENT_ADRESSE)
- Email du DPO (LEGAL_DPO_EMAIL)
« Mon espace RH » traite des données à caractère personnel concernant les agents de Evrycourcouronnes-test. Cette page explique lesquelles, pourquoi, pendant combien de temps, qui y accède, et comment exercer vos droits.
1. Qui est responsable de ces données ?
Deux acteurs interviennent, avec des rôles distincts :
| Rôle | Organisme | Ce qu'il décide ou fait |
|---|---|---|
| Responsable de traitement | Evrycourcouronnes-test à compléter |
Décide des finalités, des agents concernés, des habilitations accordées à ses gestionnaires, et des durées de conservation. |
| Sous-traitant (art. 28 RGPD) | Missions RH Territoriales, éditeur du service | Héberge et exploite l'application, assure la sécurité technique, n'agit que sur instruction du responsable de traitement et n'utilise jamais ces données pour son propre compte. |
Pour toute question relative à vos données, adressez-vous d'abord au responsable de traitement — c'est lui, et non l'éditeur, qui peut répondre à une demande d'accès ou de rectification.
2. Quelles données sont traitées ?
| Catégorie | Détail |
|---|---|
| Identité | Nom, prénom, adresse électronique professionnelle, matricule. |
| Situation professionnelle | Poste, service, direction, grade, catégorie statutaire, position statutaire, responsable hiérarchique. |
| Temps de travail | Heures travaillées et heures supplémentaires déclarées, dates et plages horaires, motifs de saisie, astreintes et permanences, récupérations, indemnités. |
| Circuit de validation | Demandes déposées, avis et décisions du responsable hiérarchique et du service RH, commentaires associés, dates de traitement. |
| Données de connexion | Identifiant, mot de passe (jamais conservé en clair), éventuel second facteur d'authentification, adresse IP, date et heure des connexions et des actions sensibles, et le cas échéant le navigateur utilisé. |
| Notifications | Si vous les activez, l'adresse technique de souscription aux notifications de votre navigateur. |
Aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD n'est collectée : ni donnée de santé, ni appartenance syndicale, ni opinion politique, philosophique ou religieuse, ni origine, ni donnée biométrique. Le service ne traite pas davantage de numéro de sécurité sociale ni de coordonnées bancaires.
Les motifs de saisie sont des intitulés d'organisation du travail (astreinte, périscolaire, continuité de service…). Ils ne doivent en aucun cas être utilisés pour mentionner un motif d'absence relevant de la vie privée ou de la santé.
3. Pourquoi, et sur quel fondement ?
| Finalité | Base légale (art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Décompte du temps de travail, des heures supplémentaires, des astreintes et des indemnités, et préparation des éléments transmis à la paie. | Obligation légale du responsable de traitement (art. 6.1.c) et exécution d'une mission d'intérêt public (art. 6.1.e). |
| Circuit de validation hiérarchique et RH des déclarations. | Exécution d'une mission d'intérêt public (art. 6.1.e). |
| Gestion des comptes, des habilitations et sécurité du service (authentification, journalisation des accès et des actions). | Obligation légale de sécurité (art. 6.1.c, en lien avec l'art. 32 RGPD) et intérêt légitime à la sécurité du système d'information (art. 6.1.f). |
| Statistiques internes de suivi d'activité, à destination du service RH. | Exécution d'une mission d'intérêt public (art. 6.1.e). |
| Notifications sur votre navigateur ou votre téléphone. | Votre consentement (art. 6.1.a), recueilli par votre navigateur et révocable à tout moment. |
Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise de manière exclusivement automatisée : toute validation ou tout refus procède d'une décision humaine, celle de votre responsable hiérarchique ou du service RH. Le service ne pratique aucun profilage, aucune notation, et aucune évaluation automatisée des agents.
4. Qui accède à vos données ?
L'accès repose sur un modèle d'habilitations. Sont destinataires, dans la stricte limite de ce que leurs fonctions exigent :
- Vous-même, pour l'ensemble de vos propres déclarations et de votre fiche agent ;
- votre responsable hiérarchique (et, le cas échéant, la personne à qui il a formellement délégué la validation), pour les agents dont il a la charge ;
- le service des ressources humaines de la collectivité, pour l'ensemble des agents ;
- les administrateurs désignés par la collectivité, pour l'administration du service ;
- le personnel technique habilité de l'éditeur, uniquement pour les besoins de maintenance et de support, et sous obligation de confidentialité.
Le service permet à un administrateur, pour les seuls besoins du support, d'ouvrir une session au nom d'un utilisateur afin de reproduire un dysfonctionnement. Cette opération est systématiquement journalisée (auteur, agent concerné, date et heure de début et de fin, adresse IP) et ne peut pas viser un autre compte administrateur.
Aucune donnée n'est vendue, louée, cédée ni utilisée à des fins publicitaires ou de prospection.
5. Combien de temps sont-elles conservées ?
Deux régimes coexistent, et la distinction n'est pas cosmétique : les journaux techniques sont supprimés automatiquement à échéance fixe, tandis que les données RH proprement dites relèvent du droit des archives publiques, qui interdit de les détruire librement.
Journaux techniques — durée ferme, suppression automatique
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Journaux de connexion et d'actions sensibles | 1 an |
| Journal des accès de support (usurpation d'identité) | 1 an |
| Jeton « Se souvenir de moi » | 30 jours, ou jusqu'à votre déconnexion explicite |
| Jeton de réinitialisation de mot de passe | 1 heure, et à usage unique |
| Souscription aux notifications | Jusqu'à leur désactivation ou la suppression du compte |
Ces suppressions sont exécutées par une tâche automatique quotidienne, et chacune de ses exécutions est elle-même journalisée : la durée annoncée ci-dessus est donc vérifiable, et non simplement déclarative.
Données RH — critères de conservation
Les déclarations de temps de travail, heures supplémentaires, astreintes et indemnités, ainsi que les fiches des agents, ne sont pas soumises à une suppression automatique. Elles constituent des archives publiques au sens de l'article L211-4 du Code du patrimoine : leur élimination est subordonnée au visa préalable du service d'archives départementales (article R212-14). Le responsable de traitement ne peut donc pas les détruire de sa seule initiative, et l'application ne le fait pas à sa place.
| Donnée | Critère de conservation |
|---|---|
| Déclarations de temps de travail, heures supplémentaires, astreintes et indemnités | durée d'utilité administrative fixée par la collectivité, puis tri et sort final arrêtés avec le service d'archives départementales |
| Fiche agent et compte utilisateur | accès désactivé au départ de l'agent ; la fiche suit le sort des archives RH de la collectivité |
Concrètement : ces données sont conservées pendant leur durée d'utilité administrative, déterminée par la collectivité au regard de ses obligations — notamment la justification des droits à retraite et les délais de prescription en matière de rémunération. À l'échéance, elles font l'objet d'un tri, puis d'une conservation définitive ou d'une élimination visée par l'archiviste. L'article 13.2.a du règlement autorise expressément l'énoncé de tels critères lorsqu'une durée ferme ne peut pas être fixée à l'avance.
6. Où sont-elles hébergées ?
- Les données sont hébergées sur une infrastructure située dans l'Union européenne (voir les mentions légales pour l'identité de l'hébergeur).
- Chaque collectivité dispose d'une base de données dédiée, avec un compte d'accès qui lui est propre : les données de deux collectivités ne cohabitent jamais dans une même base.
- Les échanges entre votre navigateur et le service sont chiffrés en transit (HTTPS).
- Les sauvegardes sont chiffrées avant d'être écrites ou transférées, et conservées sur une infrastructure distincte située dans l'Union européenne, avec une durée de rétention limitée.
Transferts hors Union européenne
Un seul flux est susceptible de sortir de l'Union européenne : si vous activez les notifications, celles-ci transitent nécessairement par l'infrastructure de notification de l'éditeur de votre navigateur (Google, Mozilla ou Microsoft selon le navigateur utilisé), qui peut être établie hors de l'Union. Le contenu transmis se limite au libellé de la notification, lequel peut comporter un nom d'agent. Ce flux n'existe pas si vous n'activez pas les notifications, et il cesse dès que vous les désactivez.
En dehors de ce cas, aucun flux ne quitte l'Union européenne. En particulier, l'affichage des pages ne fait appel à aucune ressource hébergée par un tiers : polices, icônes et bibliothèques graphiques sont servies depuis le serveur de l'application, si bien que votre adresse IP n'est transmise à aucun prestataire extérieur. Le détail figure sur la page Cookies et traceurs.
7. Comment sont-elles protégées ?
- Mots de passe stockés sous forme hachée (bcrypt), jamais en clair, avec une longueur minimale imposée ;
- double authentification (TOTP) disponible, avec secret chiffré au repos ;
- cookie de session
Secure,HttpOnlyetSameSite=Strict, renouvelé à chaque connexion ; - déconnexion automatique après une période d'inactivité, appliquée côté serveur ;
- protection contre la falsification de requête (jetons anti-CSRF à rotation) ;
- limitation des tentatives de réinitialisation de mot de passe, et réponse identique qu'un compte existe ou non ;
- journalisation des connexions et des actions sensibles ;
- sauvegardes chiffrées, dont la restauration est testée périodiquement.
8. Quels sont vos droits ?
Vous disposez, sur les données vous concernant, des droits suivants :
- Accès (art. 15) : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées, et une copie de celles-ci ;
- Rectification (art. 16) : faire corriger une donnée inexacte ou incomplète ;
- Effacement (art. 17) : dans les limites des obligations légales de conservation qui s'imposent à votre employeur — les éléments ayant servi au calcul de votre rémunération ne peuvent pas être effacés à la demande ;
- Limitation (art. 18) : demander le gel d'un traitement le temps qu'une contestation soit instruite ;
- Opposition (art. 21) : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ou sur une mission d'intérêt public ;
- Retrait du consentement pour les notifications, à tout moment et sans justification, sans que cela remette en cause leur envoi antérieur.
Le droit à la portabilité (art. 20) ne s'applique pas ici : il ne concerne que les traitements fondés sur le consentement ou sur un contrat, ce qui n'est pas le cas du traitement principal.
Comment les exercer
Adressez votre demande au responsable de traitement :
- Responsable de traitement
- Evrycourcouronnes-test — à compléter
- Délégué à la protection des données (DPO)
- À compléter : contact du DPO
Une réponse vous est due dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe. Une pièce justificative d'identité peut vous être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité.
Réclamation. Si vous estimez, après avoir contacté le responsable de
traitement, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation
auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés :
CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 —
www.cnil.fr/fr/plaintes
9. Cookies et traceurs
Le service ne dépose ni cookie publicitaire, ni traceur de mesure d'audience, ni bouton de réseau social. Les seuls éléments enregistrés sur votre appareil sont nécessaires au fonctionnement du service ou à vos préférences d'affichage. Le détail complet figure sur la page Cookies et traceurs.
10. Violation de données
En cas de violation de données à caractère personnel, l'éditeur alerte le responsable de traitement sans délai injustifié, conformément à l'article 33.2 du RGPD. Il appartient alors au responsable de traitement de procéder, s'il y a lieu, à la notification à la CNIL et à l'information des personnes concernées (art. 33 et 34).
11. Mise à jour de cette politique
Cette politique peut être modifiée pour tenir compte d'évolutions du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en bas de page. En cas de modification substantielle, les utilisateurs en sont informés par le service.